Gleicher Lohn für gleiche Arbeit – was lange wie ein Ideal klang, wird bald zur verbindlichen Realität.
Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie verändert sich für Unternehmen in ganz Europa, wie Gehälter strukturiert, bewertet und kommuniziert werden.
Bis Juni 2026 müssen Arbeitgeber nachvollziehbare, objektive und geschlechtsneutrale Vergütungssysteme eingeführt haben – und das ist mehr als eine reine Formalität.
Die Richtlinie greift tief in bestehende Prozesse ein: von der Stellenausschreibung über die Gehaltsfindung bis hin zur jährlichen Berichterstattung.
Wer sich nicht rechtzeitig vorbereitet, läuft Gefahr, nicht nur gegen EU-Vorgaben zu verstoßen, sondern auch das Vertrauen der eigenen Mitarbeitenden zu verlieren.
Kapitel 1: Was die EU-Entgelttransparenzrichtlinie bedeutet und warum sie alle Unternehmen betrifft
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist kein theoretisches Gleichstellungsprojekt – sie verändert den Alltag in Unternehmen ganz konkret.
Ab Juni 2026 gilt sie EU-weit und verpflichtet Arbeitgeber, Gehälter nachvollziehbar, vergleichbar und diskriminierungsfrei zu gestalten.
Ziel ist es, gleiche Bezahlung für gleiche oder gleichwertige Arbeit sicherzustellen – unabhängig von Geschlecht, Herkunft oder Funktion.
Doch was bedeutet das praktisch?
Für Arbeitgeber heißt es: Schluss mit intransparenten Gehaltsstrukturen und unklaren Entscheidungskriterien.
Für Beschäftigte: mehr Klarheit, mehr Rechte, mehr Vertrauen.
✓ Warum die Richtlinie kommt
Seit Jahren zeigen Studien, dass Frauen in der EU im Durchschnitt etwa 13 % weniger verdienen als Männer – bei gleicher oder gleichwertiger Tätigkeit.
Die Europäische Kommission will mit der Richtlinie diese Lücke schließen und einheitliche Standards für alle Mitgliedstaaten schaffen.
Damit rückt das Thema Entgelttransparenz endgültig von der freiwilligen zur verpflichtenden Maßnahme.
✓ Wen die EU-Entgelttransparenzrichtlinie betrifft
Die Vorgaben gelten für alle Unternehmen mit mindestens 100 Beschäftigten, unabhängig von Branche oder Rechtsform.
Doch auch kleinere Betriebe sollten aufmerksam sein:
Jedes EU-Land darf strengere nationale Regeln festlegen.
Es ist also gut möglich, dass auch Unternehmen mit weniger Mitarbeitenden künftig Berichtspflichten erfüllen müssen – besonders in Deutschland, wo Gleichstellungsthemen politisch stark verankert sind.
Unternehmen müssen spätestens bis Mitte 2026 ihre Strukturen geprüft, Gehaltslogiken überarbeitet und Prozesse zur Datenerhebung etabliert haben.
Das bedeutet: Wer erst kurz vor dem Stichtag handelt, wird es kaum schaffen, die komplexen Anforderungen fristgerecht zu erfüllen.
✓ Worum es im Kern geht
Die Richtlinie umfasst drei zentrale Bereiche:
Transparenz vor und während der Beschäftigung
→ Gehaltsspannen müssen schon in Stellenanzeigen genannt werden.
→ Bewerber:innen dürfen nicht nach ihrem bisherigen Einkommen gefragt werden.
Auskunftsrechte während des Arbeitsverhältnisses
→ Mitarbeitende können künftig Einblick in Durchschnittsgehälter vergleichbarer Tätigkeiten verlangen.
Berichtspflichten für Unternehmen
→ Arbeitgeber müssen regelmäßig über den Gender Pay Gap und die Entgeltstruktur berichten.
→ Bei einem unerklärten Unterschied von über 5 % drohen zusätzliche Prüfverfahren.
✓ Warum das alle Unternehmen betrifft – nicht nur große
Selbst wenn ein Unternehmen formal nicht unter die Berichtspflicht fällt, wirkt die Richtlinie indirekt.
Bewerbende werden künftig gezielt nach Gehaltsspannen fragen – und Transparenz aktiv einfordern.
Auch Kund:innen, Investoren und Geschäftspartner achten zunehmend auf faire Vergütung als Teil sozialer Verantwortung.
Das heißt: Wer frühzeitig klare Strukturen schafft, ist nicht nur compliant, sondern stärkt auch die eigene Arbeitgebermarke.
Transparente Gehälter bedeuten Vertrauen – nach innen und außen.
Kapitel 2: Geltungsbereich und zentrale Pflichten der EU-Entgelttransparenzrichtlinie
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verpflichtet Unternehmen, ihre Gehaltsstrukturen offenzulegen, nachvollziehbar zu gestalten und regelmäßig zu überprüfen.
Ziel ist ein EU-weit einheitliches Mindestniveau an Transparenz, das geschlechtsbezogene Ungleichheiten sichtbar macht – und sie langfristig beseitigt.
Was zunächst nach zusätzlicher Bürokratie klingt, ist in Wahrheit ein struktureller Wandel:
Unternehmen müssen künftig nachweisen, dass ihre Vergütungsentscheidungen objektiv, diskriminierungsfrei und nachvollziehbar sind.
✓ Wer ist betroffen
Die Richtlinie gilt für alle Arbeitgeber mit mehr als 100 Beschäftigten – unabhängig davon, ob sie privatwirtschaftlich oder öffentlich organisiert sind.
Kleinere Betriebe bleiben zunächst ausgenommen, doch die Mitgliedstaaten dürfen strengere nationale Regelungen einführen.
Deutschland könnte daher, ähnlich wie beim Entgelttransparenzgesetz, auch Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden in die Pflicht nehmen.
Entscheidend ist nicht die juristische Form, sondern die tatsächliche Anzahl der Beschäftigten.
Auch Tochtergesellschaften oder verbundene Betriebe können gemeinsam in den Schwellenwert einbezogen werden.
✓ Zentrale Pflichten im Überblick
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie bringt eine Reihe verbindlicher Pflichten mit sich, die Unternehmen schrittweise umsetzen müssen:
Transparente Gehaltsfindung
→ Arbeitgeber müssen nachvollziehbare Kriterien für Vergütung, Aufstieg und Entwicklung definieren.
→ Diese Kriterien müssen objektiv und geschlechtsneutral formuliert sein.
Regelmäßige Informationspflicht
→ Beschäftigte müssen mindestens einmal jährlich über ihr Auskunftsrecht informiert werden.
→ Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese Informationen leicht zugänglich sind – etwa über das Intranet oder das HR-System.
Auskunftsrecht über Gehälter
→ Mitarbeitende dürfen ab 2026 das Durchschnittsgehalt ihrer Vergleichsgruppe erfragen.
→ Der Arbeitgeber hat zwei Monate Zeit, um diese Auskunft zu erteilen.
Berichtspflicht für größere Unternehmen
→ Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitenden müssen regelmäßig über den Gender Pay Gap berichten.
→ Ab 2027 gilt eine abgestufte Berichtspflicht: zunächst für Betriebe ab 250, später auch ab 100 Mitarbeitenden.
Prüfpflicht bei Abweichungen
→ Wird ein geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle von 5 % oder mehr festgestellt, das nicht sachlich begründbar ist, müssen Arbeitgeber gemeinsam mit Arbeitnehmervertretungen eine Entgeltbewertung durchführen.
✓ Was Unternehmen jetzt vorbereiten sollten
Die Umsetzung „über Nacht“ ist kaum möglich.
Deshalb empfehlen Fachverbände und Arbeitsrechtsexpert:innen, bereits 2025 mit der internen Bestandsaufnahme zu beginnen.
Wichtige Schritte sind:
Analyse bestehender Gehaltsstrukturen und Abweichungen.
Definition klarer Bewertungskriterien für Tätigkeiten.
Aufbau oder Anpassung eines internen Job-Grading-Systems.
Dokumentation der Gehaltsbänder pro Funktionsgruppe.
Schulung der Führungskräfte im Umgang mit Auskunftsrechten und Transparenzpflichten.
Diese Vorarbeit ist entscheidend, um rechtzeitig reagieren zu können – und um spätere Korrekturen zu vermeiden, die meist deutlich aufwendiger und sensibler sind.
✓ Fristen und Übergangsregelungen
Die EU-Mitgliedstaaten müssen die Richtlinie bis Juni 2026 in nationales Recht umsetzen.
Danach gelten feste Berichtszyklen:
Erste Auskunftsrechte treten unmittelbar ab Inkrafttreten in Kraft.
Berichtspflichten folgen schrittweise je nach Unternehmensgröße.
Unternehmen, die in mehreren EU-Staaten tätig sind, sollten beachten, dass einzelne Länder die Regeln unterschiedlich streng auslegen können.
Es empfiehlt sich daher, europaweit konsistente Standards zu entwickeln – um Mehrarbeit durch nationale Abweichungen zu vermeiden.
✓ Warum frühzeitiges Handeln strategisch sinnvoll ist
Die Einhaltung der Richtlinie ist keine reine Compliance-Frage.
Transparente Vergütungssysteme schaffen Glaubwürdigkeit, senken Fluktuation und stärken die Arbeitgebermarke.
Wer frühzeitig Strukturen aufbaut, kann sie später nicht nur für Berichte nutzen, sondern auch für strategisches Personalmanagement – etwa für Karrierepfade, Vergütungsgespräche oder Benchmark-Analysen.
Kapitel 3: Transparenzpflichten und Auskunftsrechte – was Beschäftigte künftig einfordern dürfen
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie stärkt die Position der Beschäftigten spürbar.
Ab 2026 erhalten Arbeitnehmer:innen in ganz Europa das Recht, Auskunft über Gehälter und Bewertungsmaßstäbe innerhalb ihres Unternehmens zu verlangen.
Damit verschiebt sich das Gleichgewicht: Weg von der stillen Akzeptanz, hin zu aktiver Einforderung von Fairness und Nachvollziehbarkeit.
✓ Das neue Auskunftsrecht – was konkret gilt
Beschäftigte können künftig Informationen darüber anfordern,
welches durchschnittliche Entgelt in ihrer Tätigkeitsgruppe gezahlt wird,
welche objektiven Kriterien für Gehaltseinstufungen gelten,
und wie ihre Arbeit im Verhältnis zu gleichwertigen Tätigkeiten bewertet wird.
Die Auskunft umfasst dabei den Median- oder Durchschnittswert vergleichbarer Positionen – nicht die individuellen Gehälter einzelner Kolleg:innen.
Damit bleibt der Datenschutz gewahrt, während gleichzeitig Transparenz über das System entsteht.
Unternehmen müssen die Anfrage innerhalb von zwei Monaten beantworten.
Die Informationen müssen verständlich, anonymisiert und nachvollziehbar aufbereitet sein – und zwar so, dass Mitarbeitende die Kriterien ihrer Einstufung erkennen können.
✓ Was sich für Arbeitgeber ändert
Bislang war es in vielen Unternehmen üblich, Gehaltsinformationen vertraulich zu behandeln – teils sogar vertraglich untersagt.
Das ändert sich grundlegend:
Klauseln, die Mitarbeitenden den Austausch über Vergütung verbieten, sind künftig unwirksam.
Das bedeutet:
Gespräche über Gehälter dürfen nicht mehr sanktioniert werden.
Mitarbeitende können sich zusammenschließen, um Gehaltsunterschiede zu prüfen.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, auf Nachfrage transparente Informationen bereitzustellen.
Diese Offenheit kann für bestehende Teams ungewohnt sein – sie ist aber notwendig, um Vertrauen aufzubauen und Diskriminierung sichtbar zu machen.
✓ Wie Unternehmen Informationen bereitstellen müssen
Damit Auskünfte effizient erteilt werden können, ist ein klares System notwendig.
Viele Unternehmen setzen hierfür auf digitale Self-Service-Portale oder standardisierte Auskunftsvorlagen, über die Beschäftigte ihre Anfragen stellen und die Antworten automatisch abrufen können.
Empfohlen wird,
Gehaltsdaten strukturiert nach Funktionsgruppen zu hinterlegen,
interne Bewertungsfaktoren transparent zu dokumentieren,
und alle Verfahren regelmäßig zu überprüfen.
So lassen sich doppelte Anfragen vermeiden und der administrative Aufwand bleibt überschaubar.
✓ Datenschutz bleibt Pflicht
Auch wenn Transparenz gefordert ist – personenbezogene Daten dürfen nicht offengelegt werden.
Daher werden alle Werte anonymisiert und ausschließlich als Durchschnitt oder Median angegeben.
Bei sehr kleinen Vergleichsgruppen, in denen Rückschlüsse auf Einzelpersonen möglich wären,
dürfen Auskünfte nur an Arbeitnehmervertretungen oder Aufsichtsbehörden erteilt werden.
Das stellt sicher, dass Datenschutz und Entgelttransparenz im Einklang bleiben.
✓ Welche Folgen bei Verstößen drohen
Unternehmen, die ihren Informationspflichten nicht nachkommen oder Auskünfte verweigern, riskieren Verfahren durch nationale Kontrollbehörden.
Beschäftigte können bei begründetem Verdacht auf Diskriminierung Rechtsmittel einlegen und – im Extremfall – Entschädigung verlangen.
Die Richtlinie sieht außerdem eine Beweislastumkehr vor:
Kann ein Unternehmen die objektiven Gründe für ein Gehaltsgefälle nicht belegen,
wird automatisch vermutet, dass eine Benachteiligung vorliegt.
✓ Warum Offenheit kein Risiko, sondern ein Vorteil ist
Viele Arbeitgeber befürchten zunächst Unruhe oder Neiddebatten.
In der Praxis zeigt sich jedoch:
Offene Kommunikation führt langfristig zu mehr Vertrauen, weniger Konflikten und höherer Mitarbeiterbindung.
Transparente Strukturen schaffen Klarheit – und motivieren Mitarbeitende, sich weiterzuentwickeln, weil sie wissen, nach welchen Kriterien Vergütung und Aufstieg erfolgen.
Kapitel 4: Gender Pay Gap und Berichtspflichten – wie Unternehmen fair und compliant handeln
Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie rückt der Gender Pay Gap in den Mittelpunkt der Unternehmensberichterstattung.
Was bisher freiwillig war, wird bald verpflichtend: Arbeitgeber müssen künftig regelmäßig prüfen und offenlegen, ob Männer und Frauen in vergleichbaren Positionen gleich bezahlt werden.
Das Ziel: systematische, nicht begründbare Unterschiede erkennen und nachhaltig beseitigen.
✓ Was genau ist der Gender Pay Gap?
Der Gender Pay Gap beschreibt die Differenz zwischen dem durchschnittlichen Bruttoverdienst von Männern und Frauen.
Er wird auf zwei Arten gemessen:
Unbereinigter Gender Pay Gap: misst die reine Durchschnittsdifferenz aller Beschäftigten.
Bereinigter Gender Pay Gap: berücksichtigt Faktoren wie Berufserfahrung, Qualifikation, Arbeitszeit und Position, um strukturelle Unterschiede herauszufiltern.
Beide Werte müssen künftig regelmäßig erhoben und veröffentlicht werden – getrennt nach Arbeitnehmergruppen, Hierarchiestufen und Gehaltsbestandteilen.
✓ Wer berichten muss – und wie oft
Die Berichtspflicht gilt gestaffelt nach Unternehmensgröße:
Ab 250 Mitarbeitenden: jährliche Berichtspflicht über Gender Pay Gap, Gehaltsbänder und Entgeltstrukturen.
Ab 150 bis 249 Mitarbeitenden: Bericht alle drei Jahre.
Ab 100 bis 149 Mitarbeitenden: Bericht alle acht Jahre.
Kleinere Unternehmen unterhalb dieser Schwellen sind zunächst ausgenommen, können jedoch freiwillig Transparenzberichte erstellen – ein Signal für Gleichstellung und Fairness, das zunehmend positiv auf Arbeitgeberbewertungen wirkt.
✓ Wie ein Gender Pay Gap festgestellt wird
Die Datengrundlage muss nachvollziehbar und dokumentierbar sein.
Erfasst werden alle Entgeltbestandteile – also nicht nur das Grundgehalt, sondern auch variable Vergütungen, Boni, Zulagen, Sachleistungen und Benefits.
Unternehmen können zwischen Median- und Durchschnittswert wählen, um Verzerrungen zu vermeiden.
Der Median gilt als präziser, da er extreme Ausreißer (z. B. durch sehr hohe Einzelgehälter) reduziert.
Daten müssen nach Geschlecht, Tätigkeitsgruppe und Hierarchieebene aufgeschlüsselt werden.
Die Ergebnisse bilden die Grundlage für den Bericht an Behörden und – in Teilen – für die interne Kommunikation gegenüber der Belegschaft.
✓ Die 5-Prozent-Regel: Wann Handlungsbedarf entsteht
Ein geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle von mindestens 5 % gilt als kritisch.
Kann dieses Gefälle nicht mit objektiven Kriterien (z. B. Berufserfahrung, Verantwortungsumfang, Leistung) erklärt werden, ist das Unternehmen verpflichtet, eine gemeinsame Entgeltbewertung vorzunehmen.
Diese erfolgt entweder
in Abstimmung mit dem Betriebsrat oder
in direkter Zusammenarbeit mit der Belegschaft, falls keine Arbeitnehmervertretung besteht.
Bleibt das Gefälle auch nach sechs Monaten bestehen, müssen konkrete Maßnahmen zur Beseitigung dokumentiert und umgesetzt werden.
Das kann eine Anpassung der Vergütungsstruktur, Nachzahlungen oder neue Bewertungsrichtlinien umfassen.
✓ Wie ein Gender Pay Gap Bericht aussehen sollte
Ein guter Bericht ist klar, faktenbasiert und verständlich aufgebaut.
Er enthält:
eine Übersicht über Unternehmensgröße und Struktur,
eine Darstellung der Bewertungsmethoden,
Kennzahlen zum bereinigten und unbereinigten Gender Pay Gap,
eine Aufschlüsselung nach Arbeitnehmergruppen,
und eine Erläuterung zu Maßnahmen und Fortschritten.
Viele Unternehmen integrieren den Bericht in ihren jährlichen Nachhaltigkeits- oder ESG-Report – das spart Aufwand und stärkt die Gesamtkommunikation zur sozialen Verantwortung.
✓ Warum Berichte mehr als eine Pflicht sind
Transparenz in der Vergütung ist kein Risiko, sondern eine Chance.
Unternehmen, die ihre Zahlen offenlegen, zeigen, dass sie Gleichstellung ernst nehmen – und gewinnen an Glaubwürdigkeit bei Mitarbeitenden und Bewerbenden gleichermaßen.
Auch im Recruiting ist der Effekt spürbar:
Immer mehr Fachkräfte achten auf faire Vergütungssysteme und vermeiden Arbeitgeber, die sich diesem Thema verschließen.
Ein transparenter Umgang mit Entgeltdaten stärkt daher nicht nur die Compliance, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit am Arbeitsmarkt.
✓ Praktischer Tipp für HR und Führung
Die Erhebung der Daten kann technisch komplex sein.
HR-Abteilungen sollten frühzeitig prüfen, ob ihre Lohnabrechnungs- und HR-Systeme die nötigen Filter und Auswertungsmöglichkeiten bieten.
Wenn nicht, lohnt es sich, Datenmodelle und Reporting-Strukturen rechtzeitig anzupassen – idealerweise noch 2025.
Kapitel 5: Gleichwertige Arbeit – so definierst du objektive und nachvollziehbare Bewertungskriterien
Ein zentrales Prinzip der EU-Entgelttransparenzrichtlinie lautet: Gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit.
Doch was genau heißt „gleichwertig“ – und wie lässt sich das im Unternehmen nachvollziehbar umsetzen?
Hier entscheidet sich, ob Gehaltssysteme künftig als fair, diskriminierungsfrei und rechtskonform gelten.
✓ Was „gleichwertige Arbeit“ bedeutet
Gleichwertige Arbeit meint Tätigkeiten, die zwar unterschiedlich sein können, aber auf einem vergleichbaren Anforderungsniveau liegen.
Es geht also nicht nur um identische Aufgaben, sondern um die Gesamtheit der Anforderungen – Verantwortung, Fachwissen, Belastung, Entscheidungsfreiheit, Komplexität und Arbeitsbedingungen.
Beispiel:
Eine Sachbearbeiterin im Kundenservice kann eine gleichwertige Tätigkeit zu einem Mitarbeiter im technischen Support ausüben, wenn beide eine ähnliche Verantwortung, Problemlösungskompetenz und Kommunikationsleistung erbringen.
Entscheidend ist nicht die Berufsbezeichnung, sondern das Anforderungsprofil.
✓ Warum objektive Bewertungskriterien notwendig sind
Subjektive Einschätzungen – etwa das Bauchgefühl einer Führungskraft – genügen künftig nicht mehr.
Unternehmen müssen klar belegen, warum bestimmte Tätigkeiten höher oder niedriger vergütet werden.
Dazu braucht es ein transparentes, nachvollziehbares System, das für alle Positionen gleich angewendet wird.
Ziel ist ein strukturiertes Job-Grading-System, das Tätigkeiten anhand fester Merkmale vergleicht.
✓ Typische Bewertungskriterien im Rahmen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie
Die meisten Unternehmen orientieren sich an folgenden Kategorien:
Fachliche Anforderungen – Ausbildung, Qualifikation, notwendige Erfahrung.
Verantwortung – Budgetverantwortung, Personalführung, Entscheidungsfreiheit.
Komplexität – Umfang der Aufgaben, Grad der Selbstständigkeit, Problemlösungsniveau.
Belastung – körperliche oder mentale Beanspruchung, Arbeitszeitmodelle.
Kommunikation und Kooperation – interne und externe Abstimmung, Kundenkontakt.
Einfluss auf Ergebnisse – Bedeutung der Tätigkeit für den Unternehmenserfolg.
Diese Kriterien bilden die Grundlage für ein einheitliches Gehaltsbewertungssystem – unabhängig von Geschlecht, Alter oder Abteilung.
✓ Wie Unternehmen Bewertungsstrukturen aufbauen können
Wer noch kein Job-Grading-Modell hat, sollte mit einer Jobarchitektur beginnen.
Das bedeutet:
Tätigkeiten werden beschrieben, verglichen und Funktionsgruppen zugeordnet.
Jede Gruppe erhält ein Gehaltsband, das eine Unter- und Obergrenze definiert.
Innerhalb der Bänder wird Vergütung durch Erfahrung, Leistung oder Zusatzqualifikationen bestimmt.
Für kleine und mittlere Unternehmen genügt oft ein einfaches Punktesystem, das Tätigkeiten anhand von fünf bis sieben Faktoren bewertet.
Wichtig ist nur: Das System muss dokumentiert und reproduzierbar sein – damit Entscheidungen jederzeit nachvollziehbar bleiben.
✓ Beispiel für eine objektive Bewertung
| Kriterium | Tätigkeit A (Sachbearbeitung) | Tätigkeit B (Technischer Support) |
|---|---|---|
| Fachliche Anforderungen | Mittel | Mittel |
| Verantwortung | Gering | Mittel |
| Komplexität | Mittel | Hoch |
| Belastung | Mittel | Hoch |
| Kommunikation & Kooperation | Hoch | Hoch |
→ Das Ergebnis: Tätigkeit B hat ein höheres Anforderungsniveau und darf entsprechend höher vergütet werden – nachvollziehbar, dokumentiert und diskriminierungsfrei.
✓ Wie Mitarbeitende eingebunden werden können
Die Richtlinie fordert Transparenz, aber auch Partizipation.
Beschäftigte müssen wissen,
zu welcher Tätigkeitsgruppe sie gehören,
nach welchen Kriterien diese gebildet wurde,
und welche Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der Gruppe bestehen.
Ein klar kommuniziertes Bewertungssystem reduziert Missverständnisse und zeigt, dass Gehalt nicht willkürlich, sondern nachvollziehbar entsteht.
✓ Warum Gleichwertigkeit nicht Gleichmacherei bedeutet
Transparenz soll keine Nivellierung erzeugen, sondern Fairness.
Leistungsunterschiede oder Zusatzverantwortung dürfen selbstverständlich vergütet werden – solange sie objektiv begründet und dokumentiert sind.
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie fordert also kein einheitliches Gehalt für alle,
sondern eine faire, nachvollziehbare und überprüfbare Systematik.
Kapitel 6: Recruiting, Kommunikation und Gehaltsbänder – was sich für HR-Abteilungen konkret ändert
Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie verändert sich das Recruiting grundlegend.
Was bisher als freiwillige Information galt, wird ab 2026 Pflicht: Unternehmen müssen schon im Bewerbungsprozess offenlegen, in welchem Gehaltsrahmen sich eine Position bewegt.
Das betrifft Stellenausschreibungen, Bewerbungsgespräche und jede Form der externen Kommunikation.
Ziel ist eine faire, diskriminierungsfreie Bezahlung von Anfang an – und die Vermeidung intransparenter oder subjektiver Einstufungen.
✓ Transparente Gehaltsangaben in Stellenanzeigen
Ab 2026 gilt:
Jede Stellenausschreibung muss eine Gehaltsspanne oder ein Gehaltsband enthalten, das realistisch und nachvollziehbar ist.
Bewerbende sollen von Anfang an wissen, welches Einkommen sie erwarten können und nach welchen Kriterien eine höhere Einstufung möglich ist.
Beispiel:
„Das Gehalt liegt zwischen 3.200 € und 3.900 € brutto monatlich – abhängig von Erfahrung, Qualifikation und Verantwortung.“
Diese Transparenz schafft Vertrauen und sorgt für effizientere Bewerbungsprozesse, weil unrealistische Erwartungen auf beiden Seiten früh geklärt sind.
✓ Verbot von Fragen zum bisherigen Gehalt
Ein wesentlicher Aspekt der EU-Entgelttransparenzrichtlinie:
Fragen nach dem bisherigen Einkommen von Bewerber:innen sind künftig unzulässig.
Der Hintergrund:
Vergütung soll sich an objektiven Kriterien der Position orientieren – nicht an individuellen Gehaltsverhandlungen oder historischen Werten.
Das schützt vor unbewusster Diskriminierung und verhindert, dass bestehende Ungleichheiten weitergetragen werden.
Unternehmen müssen ihre Recruiting-Teams entsprechend schulen, um diese Regel sicher einzuhalten.
✓ Wie Gehaltsbänder fair und nachvollziehbar aufgebaut werden
Gehaltsbänder sind künftig das Herzstück transparenter Vergütung.
Sie definieren, in welchem Rahmen sich die Bezahlung für eine bestimmte Funktion bewegt – unter Berücksichtigung von Verantwortung, Erfahrung und Leistung.
Ein sinnvolles Gehaltsbandsystem:
ist objektiv begründet (z. B. durch Job Grading oder Marktvergleiche),
wird regelmäßig überprüft,
und ist intern klar kommuniziert.
Innerhalb der Bänder kann sich das Gehalt je nach Erfahrung oder Zielerreichung entwickeln – aber immer auf Basis dokumentierter, geschlechtsneutraler Kriterien.
✓ Kommunikation im Bewerbungsprozess – Offenheit mit System
HR-Abteilungen stehen künftig stärker in der Verantwortung, transparent, aber sensibel zu kommunizieren.
Das bedeutet:
Klare Erläuterung, wie das Gehaltsband zustande kommt.
Beschreibung, welche Faktoren eine höhere Einstufung rechtfertigen.
Hinweis auf Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der Rolle.
Diese Kommunikation stärkt nicht nur das Vertrauen von Bewerbenden, sondern reduziert auch die Zahl der Nachverhandlungen nach Vertragsabschluss.
Ein positives Nebenergebnis:
Unternehmen, die offen mit Gehaltsstrukturen umgehen, werden häufiger als faire und moderne Arbeitgeber wahrgenommen – ein entscheidender Vorteil im Wettbewerb um Fachkräfte.
✓ Geschlechtsneutrales Recruiting wird Pflicht
Die Richtlinie verlangt, dass Stellenanzeigen und Bewerbungsprozesse diskriminierungsfrei gestaltet werden.
Das umfasst:
geschlechtsneutrale Formulierungen in der Sprache,
neutrale Auswahlkriterien,
objektive Bewertungsmethoden in Vorstellungsgesprächen,
und einheitliche Entscheidungsprozesse.
Auch Führungskräfte und Recruiter:innen müssen künftig belegen können, dass Auswahlentscheidungen auf objektiven Kriterien beruhen – nicht auf subjektiven Einschätzungen.
✓ Digitale Unterstützung und Tools
Viele Unternehmen werden auf digitale Lösungen setzen müssen, um die neuen Anforderungen umzusetzen.
HR-Software kann helfen,
Gehaltsbänder zentral zu verwalten,
Transparenzberichte zu generieren,
und Bewerbungsprozesse diskriminierungsfrei zu dokumentieren.
Ein integriertes System spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und erleichtert die jährliche Berichterstattung.
✓ Vorteile für Arbeitgeber und Bewerbende
Was zunächst nach zusätzlicher Arbeit klingt, kann zum echten Wettbewerbsvorteil werden.
Für Unternehmen:
mehr Vertrauen in Vergütungsentscheidungen,
geringere Fluktuation durch klare Strukturen,
höhere Attraktivität als Arbeitgeber.
Für Bewerbende:
gerechtere Einstufung ab dem ersten Gespräch,
Transparenz über Entwicklungsmöglichkeiten,
besseres Verständnis der eigenen Position im Markt.
✓ HR-Kommunikation als Erfolgsfaktor
Die Umstellung auf transparente Gehaltskommunikation ist nicht nur eine rechtliche Pflicht – sie ist auch ein kultureller Wandel.
HR-Abteilungen werden zu Vermittlern zwischen Recht, Führung und Belegschaft.
Der Schlüssel liegt in Klarheit, Konsistenz und Empathie:
Transparenz braucht Fingerspitzengefühl – aber wenn sie gelingt, entsteht daraus ein Klima der Fairness und des Respekts.
Kapitel 7: Datenschutz, Reporting und Fristen – worauf es bei der praktischen Umsetzung ankommt
Die Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie bedeutet nicht nur inhaltliche, sondern auch organisatorische Verantwortung.
Unternehmen müssen künftig detaillierte Entgeltdaten erfassen, auswerten und veröffentlichen – und das unter strengen Datenschutzauflagen.
Gerade hier zeigt sich, wie entscheidend klare Prozesse und technische Vorbereitung sind:
Wer rechtzeitig Strukturen schafft, kann Transparenz herstellen, ohne sensible Informationen offenzulegen.
✓ Datenschutz als Grundvoraussetzung
Auch wenn die Richtlinie Offenheit verlangt – personenbezogene Daten bleiben geschützt.
Die Erhebung und Auswertung von Entgeltdaten darf ausschließlich anonymisiert oder pseudonymisiert erfolgen.
Ziel ist Transparenz über Strukturen, nicht über individuelle Gehälter.
Das bedeutet:
Es werden Durchschnitts- oder Medianwerte ausgewiesen, keine Einzelbeträge.
Rückschlüsse auf konkrete Personen müssen ausgeschlossen sein.
In kleinen Vergleichsgruppen dürfen Auskünfte nur an Betriebsrat oder Aufsichtsbehörden gehen.
Die DSGVO gilt weiterhin uneingeschränkt – Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen können Bußgelder nach sich ziehen, auch wenn sie im Zusammenhang mit Entgelttransparenz entstehen.
✓ Welche Daten erhoben und gespeichert werden müssen
Unternehmen müssen künftig ihre Vergütungsdaten so aufbereiten, dass sie:
nach Geschlecht, Position und Tätigkeitsgruppe sortierbar sind,
variable Vergütungsbestandteile (z. B. Boni, Prämien, Zulagen) einschließen,
und dokumentierte Bewertungsgrundlagen enthalten.
Die Datenbasis muss nachvollziehbar, konsistent und revisionssicher sein.
Das gilt sowohl für interne Auskunftsrechte als auch für externe Berichtsformate gegenüber Behörden.
✓ Berichtspflichten und Inhalte
Je nach Unternehmensgröße unterscheiden sich Häufigkeit und Tiefe der Berichte.
Pflichtangaben sind in der Richtlinie klar definiert und umfassen:
Durchschnitts- und Medianentgelte nach Geschlecht, Gruppe und Hierarchiestufe.
Differenzen zwischen den Geschlechtern – sowohl bereinigt als auch unbereinigt.
Methodik und Berechnungsgrundlage (Median oder Durchschnitt).
Erklärungen zu bestehenden Abweichungen und deren sachlicher Begründung.
Maßnahmen zur Verringerung von Entgeltunterschieden.
Die Berichte sind an nationale Behörden zu übermitteln und in der Regel öffentlich zugänglich zu machen – digital, nachvollziehbar und barrierefrei.
✓ Fristen und Übergangsphasen
Die EU-Mitgliedstaaten müssen die Richtlinie bis 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt haben.
Ab diesem Zeitpunkt gelten verbindliche Pflichten, gestaffelt nach Unternehmensgröße:
| Unternehmensgröße | Berichtspflicht ab | Häufigkeit |
|---|---|---|
| ≥ 250 Mitarbeitende | Juni 2027 | jährlich |
| 150–249 Mitarbeitende | Juni 2031 | alle 3 Jahre |
| 100–149 Mitarbeitende | Juni 2035 | alle 8 Jahre |
→ Dennoch gilt: Der Auskunftsanspruch der Beschäftigten tritt bereits mit Inkrafttreten des Gesetzes in Kraft.
Unternehmen sollten deshalb schon vor 2026 interne Prozesse schaffen, um Anfragen effizient zu bearbeiten.
✓ Wie die Kontrolle erfolgt
Die Einhaltung der Berichtspflichten wird von nationalen Arbeits- oder Gleichstellungsbehörden überwacht.
In Deutschland wird voraussichtlich das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) gemeinsam mit den Landesbehörden die Umsetzung koordinieren.
Verstöße gegen die Pflichten können mit Bußgeldern oder behördlichen Auflagen geahndet werden.
Auch Reputationsrisiken sind erheblich: Versäumte oder fehlerhafte Berichte können das Vertrauen der Belegschaft und der Öffentlichkeit nachhaltig beschädigen.
✓ Technische Umsetzung: Digitalisierung als Erfolgsfaktor
Viele Unternehmen werden auf digitale Lösungen setzen müssen, um ihre Pflichten effizient zu erfüllen.
Moderne HR-Software ermöglicht:
automatische Datenauswertungen,
anonymisierte Gender-Pay-Gap-Berechnungen,
standardisierte Reportings,
und revisionssichere Dokumentation.
Ein zentralisiertes System reduziert den manuellen Aufwand und stellt sicher, dass Daten korrekt, aktuell und DSGVO-konform verarbeitet werden.
✓ Praxisempfehlung: frühzeitig planen
Auch wenn 2026 weit entfernt scheint – die Datenerhebung, Abstimmung mit Betriebsrat und Systemanpassung dauern oft viele Monate.
Deshalb sollten Unternehmen bereits 2025:
Verantwortlichkeiten festlegen,
IT- und HR-Systeme prüfen,
erste interne Gehaltsanalysen durchführen,
und Prozesse für Auskunftsanfragen testen.
So lassen sich Lücken erkennen, bevor sie zu einem rechtlichen Risiko werden.
✓ Fazit zu Datenschutz und Reporting
Datenschutz und Transparenz müssen keine Gegensätze sein – wenn Prozesse klar geregelt und Systeme gut vorbereitet sind.
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verlangt kein Offenlegen individueller Gehälter, sondern strukturelle Fairness.
Wer jetzt beginnt, seine Vergütungsdaten sauber zu erfassen, gewinnt nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch Glaubwürdigkeit gegenüber Mitarbeitenden und Öffentlichkeit.
Kapitel 8: 5 konkrete Tipps für die Einführung transparenter Vergütungssysteme
Die Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist kein reines Rechtsprojekt – sie ist eine organisatorische und kulturelle Veränderung.
Damit Transparenz im Unternehmen wirklich funktioniert, braucht es klare Prozesse, offene Kommunikation und realistische Etappenziele.
Hier findest du fünf praxisnahe Schritte, mit denen HR-Abteilungen und Führungskräfte rechtzeitig vorbereitet sind – und die Chance nutzen, faire Vergütung strategisch zu verankern.
1. Bestandsaufnahme und Gehaltsanalyse starten
Bevor neue Strukturen entstehen, braucht es Transparenz über die aktuelle Situation.
Erstelle eine vollständige Übersicht aller Gehälter, ergänzt um Informationen zu Position, Verantwortung, Erfahrung und Beschäftigungsart.
Führe eine erste Gender-Pay-Gap-Analyse durch, um mögliche Abweichungen zu erkennen.
Nutze dafür einfache Tools oder Tabellen, die Durchschnitts- und Medianwerte berechnen.
Diese Analyse ist die Grundlage für spätere Berichte – und zeigt früh, wo Handlungsbedarf besteht.
Tipp:
Beziehe die Arbeitnehmervertretung frühzeitig ein. So entsteht Vertrauen, und spätere Diskussionen über Datenerhebung und Bewertung verlaufen reibungsloser.
2. Bewertungskriterien festlegen und dokumentieren
Vergütung darf nicht vom Bauchgefühl abhängen.
Definiere klare, objektive Kriterien, nach denen Tätigkeiten bewertet werden – etwa:
Ausbildung und Qualifikation
Verantwortung und Entscheidungsfreiheit
Komplexität und Umfang der Aufgaben
Kommunikations- und Führungsanteil
Arbeitsbedingungen oder Belastung
Diese Kriterien bilden das Fundament für deine Jobarchitektur und die Bildung von Tätigkeitsgruppen.
Wichtig: Jede Einstufung muss nachvollziehbar dokumentiert sein.
Praxisbeispiel:
Ein technischer Support-Mitarbeiter und eine Kundenberaterin im Service können in unterschiedlichen Abteilungen arbeiten – aber gleichwertige Verantwortung tragen. Wenn das klar beschrieben ist, lassen sich Gehälter leichter begründen und vergleichen.
3. Gehaltsbänder entwickeln und kommunizieren
Auf Basis der Bewertungskriterien können Gehaltsbänder definiert werden.
Ein Gehaltsband beschreibt die Unter- und Obergrenze für eine Position oder Funktionsgruppe – und zeigt, wie sich Gehälter mit wachsender Erfahrung oder Verantwortung entwickeln.
So gehst du vor:
Erstelle pro Funktionsgruppe ein Gehaltsband (z. B. 3.200 – 3.800 €).
Beschreibe, welche Anforderungen für den Einstieg, die Mitte und das obere Band gelten.
Kommuniziere die Bänder intern klar und transparent.
Diese Offenheit reduziert Unsicherheiten, Nachverhandlungen und sorgt für einheitliche Standards – auch im Recruiting.
4. HR-Systeme digital vorbereiten
Viele Unternehmen unterschätzen, wie viel Aufwand Datenpflege und Reporting erfordern.
Spätestens 2025 sollten alle relevanten HR-Systeme überprüft werden:
Sind Gehaltsdaten vollständig und konsistent erfasst?
Lässt sich nach Geschlecht, Position und Tätigkeit filtern?
Können Durchschnitts- und Medianwerte automatisch berechnet werden?
Digitale Tools erleichtern nicht nur die Datenauswertung, sondern auch das jährliche Reporting – inklusive automatischer Erstellung von Gender-Pay-Gap-Berichten.
Tipp:
Plane Schnittstellen zwischen Payroll-, Recruiting- und HR-Systemen ein, damit alle Datenquellen harmonisiert werden.
5. Transparente Kommunikation fördern
Die Richtlinie verlangt Transparenz – aber sie funktioniert nur, wenn sie verstanden wird.
Erkläre offen, wie Gehälter gebildet werden, nach welchen Kriterien sie steigen und wie Gleichbehandlung sichergestellt wird.
Das Ziel: Mitarbeitende sollen erkennen, dass Vergütung nachvollziehbar und fair ist – nicht willkürlich oder geheim.
Gute Praxis:
Schulungen für Führungskräfte, um Gehaltsgespräche souverän zu führen.
FAQ-Seiten im Intranet zu Entgeltstrukturen und Auskunftsrechten.
Regelmäßige Updates, wenn sich Bewertungsmethoden ändern.
Transparenz ist ein Prozess, kein einmaliges Projekt.
Je klarer und respektvoller kommuniziert wird, desto stärker wirkt sie – nach innen wie nach außen.
Zusammengefasst:
| Schritt | Ziel | Nutzen |
|---|---|---|
| 1. Analyse | Status verstehen | Grundlage für Berichte schaffen |
| 2. Kriterien | Objektivität sichern | Diskriminierung vermeiden |
| 3. Gehaltsbänder | Struktur geben | Klarheit für HR & Mitarbeitende |
| 4. Systeme | Datenqualität erhöhen | Reporting automatisieren |
| 5. Kommunikation | Vertrauen schaffen | Akzeptanz und Glaubwürdigkeit |
Kapitel 9: Praxisbeispiel – wie ein mittelständisches Unternehmen die EU-Entgelttransparenzrichtlinie erfolgreich umgesetzt hat
Viele Unternehmen stehen vor der gleichen Herausforderung:
Wie lässt sich die EU-Entgelttransparenzrichtlinie umsetzen, ohne den laufenden Betrieb zu überlasten – und wie schafft man Akzeptanz bei Führungskräften und Mitarbeitenden?
Das folgende Beispiel zeigt, wie ein mittelständisches Produktionsunternehmen mit rund 280 Beschäftigten die Umsetzung schrittweise angegangen ist – pragmatisch, klar strukturiert und ohne übermäßige Bürokratie.
✓ Ausgangssituation
Das Unternehmen verfügte über gewachsene Gehaltsstrukturen, die sich über Jahre entwickelt hatten.
Einheitliche Bewertungsmaßstäbe gab es kaum.
Einstufungen erfolgten überwiegend auf Basis von Marktvergleichen, Erfahrungswerten oder individuellen Verhandlungen.
Das Management erkannte früh:
Spätestens mit der Einführung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie würde diese Praxis nicht mehr ausreichen – schon allein, um die künftigen Berichtspflichten erfüllen zu können.
✓ Schritt 1: Interne Gehaltsanalyse und erste Erkenntnisse
Im ersten Schritt wurden sämtliche Gehaltsdaten zentralisiert und analysiert.
Dazu zählten:
Grundgehälter, Zulagen, Boni und Sachleistungen
Position, Tätigkeitsbeschreibung und Verantwortungsbereich
Geschlecht, Beschäftigungsdauer, Abteilung
Die Analyse ergab ein unbereinigtes Gender-Pay-Gap-Niveau von rund 7 % – also oberhalb der kritischen Grenze.
Bei genauerer Betrachtung stellte sich heraus:
Die größten Unterschiede bestanden nicht in der Produktion, sondern im administrativen Bereich, insbesondere in den kaufmännischen Funktionen.
✓ Schritt 2: Entwicklung eines Bewertungssystems
Anschließend wurde gemeinsam mit HR, Führungskräften und dem Betriebsrat ein einfaches, aber objektives Job-Grading-Modell entwickelt.
Ziel war es, Tätigkeiten nach nachvollziehbaren Kriterien zu bewerten.
Die Bewertung erfolgte nach fünf Dimensionen:
Fachliche Anforderungen
Verantwortung
Entscheidungsfreiheit
Belastung
Einfluss auf Ergebnisse
Jede Kategorie erhielt Punkte von 1 bis 5.
Auf Basis der Gesamtpunkte wurde jede Rolle einer Funktionsgruppe zugeordnet – mit klar definierten Gehaltsbändern.
✓ Schritt 3: Einführung transparenter Gehaltsbänder
Nach der Bewertung wurden Gehaltsbänder für jede Funktionsgruppe festgelegt.
Beispiel:
Funktionsgruppe 3 (Sachbearbeitung, Logistik, Assistenz): 3.100–3.800 €
Funktionsgruppe 4 (Teamleitung, Disposition, Technik): 4.000–4.900 €
Diese Bänder wurden intern veröffentlicht, inklusive einer kurzen Beschreibung, welche Voraussetzungen für den Aufstieg innerhalb des Bandes gelten.
Das Unternehmen führte außerdem ein internes Intranet-Tool ein, in dem Mitarbeitende ihre Einstufung und die zugehörigen Kriterien einsehen konnten.
✓ Schritt 4: Kommunikation und Schulung
Transparenz braucht Vertrauen.
Deshalb wurden alle Führungskräfte in Workshops geschult, wie sie das neue System erklären und Gehaltsgespräche fair führen.
Ziel war es, Unsicherheiten zu vermeiden und eine einheitliche Kommunikationslinie zu schaffen.
Parallel erhielten alle Beschäftigten Zugang zu einer FAQ-Seite im Intranet, die häufige Fragen zu Bewertung, Gehaltsbändern und Auskunftsrechten beantwortete.
Das Ergebnis:
Die anfängliche Skepsis wich schnell einem positiven Feedback.
Viele Mitarbeitende äußerten erstmals ein klares Verständnis dafür, wie ihr Gehalt zustande kommt und welche Entwicklungsmöglichkeiten sie haben.
✓ Schritt 5: Erste Berichterstattung und Anpassung
Nach sechs Monaten erfolgte eine interne Überprüfung der neuen Strukturen.
Das Ergebnis:
Der Gender Pay Gap sank auf 2,8 % – alle Abweichungen waren nachvollziehbar begründet.
Für die jährliche Berichtspflicht wurde ein automatisiertes Reporting-Modul im HR-System eingerichtet, das die relevanten Kennzahlen anonymisiert zusammenfasst.
Das Unternehmen plant, künftig alle Gehaltsdaten auch im Nachhaltigkeitsbericht offenzulegen – freiwillig, als Signal für Fairness und Transparenz.
✓ Lerneffekte und Best Practices
Frühzeitige Einbindung von Mitarbeitenden und Betriebsrat schafft Akzeptanz.
Einfache Punktesysteme reichen oft aus – wichtig ist Nachvollziehbarkeit, nicht Komplexität.
Digitale Lösungen minimieren den Aufwand und vermeiden Fehler.
Regelmäßige Kommunikation verhindert Missverständnisse und fördert Vertrauen.
Kontinuierliche Überprüfung hält das System aktuell und fair.
✓ Fazit aus der Praxis
Das Unternehmen hat gezeigt:
Die Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist keine reine Pflichtübung, sondern kann als strategisches HR-Projekt echten Mehrwert schaffen.
Klar definierte Kriterien, offene Kommunikation und digitale Unterstützung führen zu fairen Strukturen – und zu einer Unternehmenskultur, in der Gleichbehandlung selbstverständlich wird.
Kapitel 10: Fazit – Transparenz als Chance: Wie faire Vergütung Vertrauen schafft und Arbeitgebermarken stärkt
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist weit mehr als eine neue rechtliche Pflicht.
Sie ist ein Wendepunkt in der Art, wie Unternehmen über Gehalt, Wertschätzung und Gleichstellung sprechen.
Ab Juni 2026 wird Transparenz verbindlich – doch wer früh handelt, kann sie schon heute als strategischen Vorteil nutzen.
✓ Transparenz schafft Vertrauen
Klarheit in der Vergütung bedeutet nicht nur Compliance, sondern auch Glaubwürdigkeit.
Wenn Mitarbeitende nachvollziehen können, wie ihr Gehalt entsteht, wächst das Vertrauen – in die Führung, in das Unternehmen und in die Fairness der Strukturen.
Das wirkt nach innen wie nach außen:
Nach innen sorgt es für mehr Motivation und Zufriedenheit.
Nach außen stärkt es die Arbeitgebermarke – gerade in einem Arbeitsmarkt, in dem Werte und Glaubwürdigkeit zunehmend zählen.
✓ Fairness als Wettbewerbsvorteil
Unternehmen, die faire, geschlechtsneutrale Vergütungssysteme einführen, senden ein starkes Signal:
Hier zählt Leistung – unabhängig von Geschlecht, Herkunft oder Verhandlungsgeschick.
Das zieht Talente an, reduziert Fluktuation und verbessert die Zusammenarbeit.
Gleichzeitig macht Transparenz Prozesse effizienter:
Weniger Nachverhandlungen, klarere Erwartungen, nachvollziehbare Entscheidungen.
✓ Der wichtigste Schritt: anfangen
Die Vorbereitung auf die Richtlinie ist ein Prozess – kein Projekt mit Enddatum.
Deshalb gilt:
Je früher Unternehmen beginnen, desto leichter gelingt die Umsetzung.
Ein guter Startpunkt ist die ehrliche Bestandsaufnahme:
Welche Strukturen existieren bereits?
Welche Lücken gibt es?
Und wie lässt sich das Thema in die Unternehmensstrategie integrieren?
Mit einem klaren Plan, soliden Daten und offener Kommunikation lässt sich die EU-Entgelttransparenzrichtlinie nicht nur erfüllen, sondern nutzen – als Impuls für moderne Führung und nachhaltige Unternehmenskultur.
✓ Fazit in einem Satz
Transparente Vergütung ist kein Risiko, sie ist der Schlüssel zu Fairness, Vertrauen und zukunftsfähiger Zusammenarbeit.
Bei ALLPOWER Personalprofis GmbH wissen wir, wie entscheidend klare Strukturen und faire Prozesse im Personalmanagement sind.
Wir begleiten Unternehmen und Mitarbeitende mit Respekt, Erfahrung und einem klaren Blick für das Wesentliche – damit Transparenz, Gleichstellung und Vertrauen nicht nur erfüllt, sondern gelebt werden.
Wichtiger Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar. Er dient der allgemeinen Information zur EU Entgelttransparenzrichtlinie und ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Ob und wie die Inhalte auf dein Unternehmen zutreffen, hängt von der nationalen Umsetzung und der konkreten Situation ab. Für Entscheidungen solltest du eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzuziehen. Alle Angaben ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität. Stand: 11. November 2025.
Weitere interessante Informationen zum Thema findest du in den folgenden Quellen:
🟢 FAQ zur EU-Entgelttransparenzrichtlinie
Was regelt die EU-Entgelttransparenzrichtlinie konkret?
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verpflichtet Unternehmen, Gehaltsstrukturen offen und nachvollziehbar zu gestalten. Ziel ist, gleiche und gleichwertige Arbeit unabhängig vom Geschlecht gleich zu entlohnen. Unternehmen müssen ab Juni 2026 objektive Bewertungskriterien einführen, Gehaltsbänder veröffentlichen und regelmäßige Berichte über Entgeltunterschiede erstellen. Beschäftigte erhalten ein gesetzlich verankertes Auskunftsrecht über Durchschnittsgehälter vergleichbarer Tätigkeiten.
Ab wann gilt die EU-Entgelttransparenzrichtlinie?
Die Richtlinie muss bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Vorgaben EU-weit. Unternehmen müssen bis dahin ihre Vergütungsstrukturen anpassen, interne Prozesse einrichten und Transparenzberichte vorbereiten. Erste Berichtspflichten treten gestaffelt in Kraft: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden, später für Betriebe ab 150 und schließlich ab 100 Beschäftigten.
Welche Unternehmen sind von der EU-Entgelttransparenzrichtlinie betroffen?
Die Richtlinie gilt für Unternehmen mit mindestens 100 Beschäftigten. Staaten können strengere nationale Regelungen beschließen und den Anwendungsbereich auf kleinere Betriebe ausweiten. Maßgeblich ist die tatsächliche Zahl der Beschäftigten, nicht die juristische Struktur. Auch verbundene Unternehmen können gemeinsam unter die Berichtspflicht fallen, wenn sie insgesamt die Beschäftigtenschwelle überschreiten.
Welche Pflichten entstehen durch die EU-Entgelttransparenzrichtlinie für Arbeitgeber?
Arbeitgeber müssen transparente, geschlechtsneutrale Vergütungsstrukturen schaffen. Dazu gehören klar definierte Gehaltskriterien, regelmäßige Informationen über Auskunftsrechte, nachvollziehbare Bewertungssysteme und Berichte zum Gender Pay Gap. Bei einem Entgeltgefälle von über 5 %, das nicht objektiv begründet werden kann, sind Arbeitgeber verpflichtet, eine gemeinsame Entgeltbewertung durchzuführen und Maßnahmen zur Korrektur zu ergreifen.
Was bedeutet der Begriff „gleichwertige Arbeit“ in der EU-Entgelttransparenzrichtlinie?
„Gleichwertige Arbeit“ bezeichnet Tätigkeiten, die trotz unterschiedlicher Aufgaben einen vergleichbaren Anforderungsgrad haben. Kriterien sind Verantwortung, Fachwissen, Belastung, Komplexität und Arbeitsbedingungen. Beispielsweise können eine Vertriebsmitarbeiterin und ein Kundenbetreuer gleichwertige Arbeit leisten, wenn beide ähnliche Verantwortung und Anforderungen erfüllen. Ziel ist eine objektive Bewertung, unabhängig von Berufsbezeichnung oder Abteilung.
Wie müssen Unternehmen den Gender Pay Gap berechnen?
Unternehmen müssen sowohl den bereinigten als auch den unbereinigten Gender Pay Gap berechnen. Dabei werden Durchschnitts- oder Medianentgelte nach Geschlecht, Position und Funktionsgruppe verglichen. Neben dem Grundgehalt müssen auch variable Vergütungen, Boni, Zulagen und Sachleistungen berücksichtigt werden. Eine Abweichung von mehr als 5 % gilt als kritisch und erfordert eine Analyse mit konkreten Korrekturmaßnahmen.
Wie erhalten Beschäftigte Auskunft über ihr Gehalt nach der EU-Entgelttransparenzrichtlinie?
Beschäftigte können Auskunft über das Durchschnittsgehalt ihrer Tätigkeitsgruppe sowie über die Bewertungsmaßstäbe der Vergütung verlangen. Unternehmen müssen innerhalb von zwei Monaten reagieren und die Daten anonymisiert bereitstellen. Rückschlüsse auf Einzelpersonen sind unzulässig. Die Auskunft soll nachvollziehbar darstellen, welche Kriterien für die Gehaltseinstufung und Entwicklung maßgeblich sind.
Wie wirkt sich die EU-Entgelttransparenzrichtlinie auf den Bewerbungsprozess aus?
Arbeitgeber müssen bereits im Recruiting-Prozess Gehaltsspannen offenlegen, entweder in der Stellenausschreibung oder spätestens beim Erstkontakt. Fragen nach bisherigen Gehältern sind nicht mehr erlaubt. Die Gehaltsbänder müssen realistisch und objektiv begründet sein. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Bewerbende auf Basis ihrer Qualifikation und der Position bewertet werden – nicht auf Grundlage früherer Einkünfte.
Welche Rolle spielt der Datenschutz bei der Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie?
Datenschutz bleibt zentral. Entgeltdaten dürfen nur anonymisiert oder als Medianwert veröffentlicht werden. Einzelgehälter oder personenbezogene Informationen sind tabu. Bei kleinen Vergleichsgruppen dürfen Auskünfte nur Arbeitnehmervertretungen oder Aufsichtsbehörden erhalten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Datenerhebungen den Vorgaben der DSGVO entsprechen und Rückschlüsse auf Einzelpersonen ausgeschlossen sind.
Welche Folgen drohen bei Verstößen gegen die EU-Entgelttransparenzrichtlinie?
Unternehmen, die Auskunfts- oder Berichtspflichten nicht erfüllen, riskieren behördliche Sanktionen und Bußgelder. Zudem kann eine Beweislastumkehr greifen: Kann ein Arbeitgeber die objektiven Gründe für Gehaltsunterschiede nicht nachweisen, wird eine Diskriminierung vermutet. Neben finanziellen Risiken entstehen auch Reputationsschäden, die das Vertrauen von Mitarbeitenden und Öffentlichkeit beeinträchtigen können.